Recepce je zajišťována v pracovní dny v době (např. 8-17 h) v prostoru budovy. K hlavní povinnosti BP na recepci je reprezentovat klienta, tzn. ochotně, mile a přesně plnit uložené povinnosti. Tuto funkci zpravidla vykonávají ženy. Konkrétní rozsah povinností určuje podle charakteru své činnosti vždy klient. K těm základním ze zkušeností řadíme:

• obsluha telefonní ústředny, přepojování hovorů

• vyřizování a předávání vzkazů

• evidence a předávání návštěv navštíveným zaměstnancům

• kontrola docházky zaměstnanců, evidence nemocných pro případ příchozích hovorů

• obsluha PC (je-li k dispozici) a s tím spojené úkoly, tzn. vytváření a tisk formulářů, správa databáze adres, zaměstnanců, atd.

• evidence a třídění příchozí pošty, její zapisování a rozdělování na základě interní směrnice

• evidence, řazení, vážení a frankování odchozí pošty

• správa a údržba informačních tabulí, jejich aktualizace (např. jídelní lístek, interní sdělení, důležité informace, atd.)

• zamezení vstupu do dalších prostor společnosti osobám bez patřičného oprávnění

• udržování pracoviště vždy čisté a příjemně vypadající

BP na recepci lze uložit i další povinnosti a to vždy po dohodě pověřených zástupců obou stran. Ze zásady platí, že BP na recepci je klientovi nejblíže a z tohoto pohledu je jeho osoba pro nás velmi důležitá, jak její výběr tak její každodenní plnění povinností.